ファイル用品
タイトル
1999年以来10年ぶりに図書を出版しました。
この10年は文書管理にとっても大きな動きのある年になりました。
1998年の電子帳簿保存法から2005年のe-文書法という
規制緩和の潮流から、2008年4月開始年度からのJ-SOX法という
規制強化の動きの中にいたのです。

トピックス
◆当社が編纂した「e-文書法対象リスト」をJIIMAから発売◆
2005年4月に施行されたe-文書法は、紙文書をスキャニングした電子化データも文書と認める画期的な法改正です。しかし残念ながら現在あまり普及しているとはいえません。紙文書のほとんど99%を電子化できる制度を、より判りやすく対象文書を解説したCD-Rを当社が編纂し、10月25日より社団法人日本画像情報マネジメント協会(JIIMA)から発売します。
コンテンツ

ファイリングセミナー情報。まだ間に合います (2012.1.23)

「最新ファイリング実務」を発刊しました。ご注文はこちらから (2008.12.25)

e-文書法対象リストCD-RをJIIMAから発売。会員価格10,000円、非会員価格15,000円です。
サンプルはこちらから (2007.10.1)

ON保管文書管理システムを発売しました。フォルダーラベル印刷、文書1件単位の検索まで多彩です。
詳細はこちらから (2006.12.27)

これからは「一般文書型パソコンファイリング」の導入が主流。詳細はこちらから (2006.12.27)

ワンポイント
◆図書「最新ファイリング実務」出版のお知らせ◆(2008.12.25)
最新ファイリング実務パソコンで電子ファイリングを実施するには、パソコンの操作が巧みなだけではファイリングがうまくいかず、文書を作成して保存するときのタイトルのつけ方や、エクスプローラへの分類方法、「フォルダ」や「ファイル」の作り方など、文書ファイリングとの違いを理解すると、電子ファイリングがこんなに便利になることを痛感させてくれます。
出版社に依頼すると価格が高くなるため直売方式で制作しました。多くの方にご利用いただける価格にしております。当社のホームページからお申し込みください。具体的な内容は「ここ」をご覧ください。
※このコーナーでは毎月ファイリングに役立つポイントをご紹介していきます。


今なぜ、文書管理の重要性が叫ばれているのでしょうか?

●個人情報保護法施行
2005年4月施行。生存する個人の情報を5,000件以上保有する事業者は、氏名、生年月日その他の記述により特定の個人を識別できる情報を保護しなければ罰せられる。

●J-SOX法の施行
2008年4月施行。2006年6月制定の「金融商品取引法」により、上場企業は経理、財務、業績の適正(コンプライアンス)な記載を義務化。違反すると罰則が科せられる。

●PL法の施行
1995年1月施行。製造物の欠陥が原因で消費者がメーカーに対し、訴訟を起こしやすくなりました。メーカーは製造記録を最低10年保存が必要になります。

●新民事訴訟法
1998年1月施行。紙文書以外に磁気媒体も「書証」に準じて裁判所に提出できるようになりました。PL法対応文書のペーパーレス化に貢献します。

●電子帳簿保存法
2005年4月改正。e-文書法施行に伴い、電子帳簿保存法もスキャニングした電子化文書も、例外を除き文書と認め紙を廃棄できる。

●時短の促進
1999年4月、週40時間労働新法施行。違反すると6月以内の懲役、30万円以下の罰金。交代で休暇を取れるよう文書の集中保管が必要になりました。
●e-文書法の施行
2005年4月施行。紙文書をスキャニングした電子化文書も文書と認められた。民間企業は一定の要件のもとに電子化すれば紙文書を廃棄できる。

●地震対策に書類の削減
地震大国日本では、超高層ビルに背の高いキャビネットの設置は転倒の危険があります。書類の削減には廃棄・置換え・ぺ−パーレス化が不可欠です。

●ISO9000,14000の認証取得
業務手順のマニュアル化(品質文書)とマニュアルどおりに実施した証拠書類(品質記録)作成が条件。1994年改正により磁気記録保存が認められました。

●マイクロフィルム保存の規制緩和
1998年4月の大蔵省告示。金銭の授受に直結しない証憑書類と、大量に発生する書類で税務執行上支障のないものは、4年目以降マイクロフィルム保存が認められました。

●ナレッジマネジメントの実践
個人的な「知恵」を組織のナレッジに格上げが必要。それには文書の共有化から電子情報管理が不可欠。本部のナレッジを全社で共有するネットワークファイリングの構築が叫ばれています。


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