特定文書型パソコンファイリング

一般文書型パソコンファイリング

特定様式の大量文書が対象、図面、特許公報、契約書、研究報告書など

多種少量の一般文書が対象

過去の大量の紙文書をスキャナーで取込み、今後発生するデータを現状ソフトのまま保存

文書ファイリングでは、パソコンで作成した文書も印刷して紙を保管。

最初から紙で入手した文書をスキャナーで取込み、パソコン文書と統合して電子化

文書ファイリング

パソコンファイリング

1.書類の保管単位

10人程度の課単位机から書類を取りに行くため歩く距離を考えた保管場所が必要

30人程度の部単位キーボードのある机上で取り出せるため大人数でよい。ただしあまり大勢だと検索に困難

2.リテンション管理

年度単位文書は2年度事務室に保管後年度ごとに移し替え、以後書庫へ置換え

保管文書はHDに継続保管、移し替えは必要なし。数年後光ディスクに置換えは必要

3.ファイル方法

【保存年限別ファイル】
置き返しやすいように保存年限別ファイルを作成する

【時系列ファイル】
文書1件単位に管理するため、保存年限別の概念は不要

4.分類方法

【フォルダー単位の管理】
最小分類はフォルダー
【保管単位はフォルダー】
大・中・小の3階層分類

【文書単位に管理】
最小分類は文書単位
【保管単位は部単位】
上記より5階層は必要

5.書類の保存方法

・保存年限別に箱詰め
・【保存年限毎の保存リスト】
保存年限ごとに記入したリストが必要

・箱詰めしない
・ファイル兼保存リスト
・法定文書のみ保存が必要