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トップページ＞ファイリングワンポイント |
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◆J-SOX法対応の｢コンプライアンスと文書管理のあり方｣は文書規程の見直しが重要課題◆（2007.10.15） |
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月刊IM2007年9月号から4回の連載は以下のとおりです。クリックすると原文をご覧いただけます。また文書規程のコンサルもお受けしています。 →9月号 第1回：過去の法制度が与えた文書管理への影響 （2007.8.15発行）[PDF 1.9MB] →10月号 第2回：稟議書の重要性の変化 （2007.9.15発行）[PDF 1.7MB] →11月号 第3回：文書の保存年限の重要性 （2007.10.15発行）[PDF 1.8MB] →12月号 第4回：オフィスセキュリティ対策 （2007.11.15発行）[PDF 1.6MB] |
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◆e-文書法でビジネスが変わる◆（2005.11.2） |
2005年4月1日に施行された、「e-文書法」により今まで文書として認められていなかったスキャナで取込んだ電子化文書(イメージ化文書)が一定の要件で認められ、紙文書の廃棄が促進されると予想されます。「e-文書法」によって今後ビジネスにどのような影響が及ぼされるのでしょうか？ただいま、セコムトラストネット株式会社様のサイトで「e-文書法でビジネスが変わる」と題し、「e-文書法」にまつわるコラムを連載しています。この連載は第1回（3部）と第2回（4部）で構成されていて、現在は第1回（3部）が掲載されています。第2回の第1部は12月5日公開予定です。ぜひご一読ください。 →「e-文書法とは？」（第1回 第1部） →「e-文書法がもたらす業務改革」（第1回 第2部） →「文書の改竄防止対策」（第1回 第3部） |
◆全国の自治体に朗報◆（2004.5.7） |
市町村合併や電子自治体の導入が盛んです。文書分類にお悩みではありませんか？このたび全国の自治体で使える標準文書分類を作成して、無償で提供することになりました。 |
◆デジタルアーカイブに注目◆（2003.8.28） |
パソコンファイリングが普及すると、デジタルデータのバックアップが重要になります。CDやDVDもデジタルデータ用媒体です。デジタルデータはハード・ソフトともに短命です。今入力したデータが10年後に読み出しできるか不安です。マイクロフィルムに保存する技術が進んできました。永年保存のデータはアナログで保存すべきです。これがデジタルアーカイブです。 |
◆ペーパーレス化が進んでいます◆（2002.11.13） |
オフィスに伺うとキャビネットを持たない部署が増えました。文書はすべてサーバに保存しており紙は保管していないとお聞きします。サーバのディレクトリ構成をコンサルティングする日が多くなりました。 |
◆リムーバブル磁気ディスクの記録方式に注意◆（2002.7.22） |
CDやDVDなどの磁気ディスクには、ROM(再生専用)型、WORM(1回書込み)型、Recordable(追記)型、Rewritable(書換え)型の4種あります。 このうちWORM型とRecordable型に注意。CD-RはRecordableですから追加書込みできますが、DVD-RはWORMですから1回しか書き込みできません。 |
◆これからはストレージに注目◆（2002.4.10） |
ファイリングにパソコンが活用される時代になり、従来の部門サーバに加えてファイリングサーバが新たに追加されています。基幹系のホストコンピュータを合わせるとたくさんのサーバが使われています。 これからはストレージを改善する時代に入ります。 |
◆バインダーとフォルダーの使い分け◆（2001.10.22） |
バインダーは穴をあけて綴じこむ手間がかかるのに対しフォルダーは穴をあけなくてもファイルできます。ですから現在仕事が継続している書類はフォルダーにファイルしたほうが簡単です。仕事が終了して追加・修正がなくなった段階で、事務室に継続して保管する書類をバインダーに綴じ直せばよいのです。仕事が終了した後書庫に置き換えする書類はフォルダーに収容しておくとよいでしょう。 |
◆契約書に穴を空けてはダメ◆（2001.8.28） |
バインダーを使用しているユーザーは穴を空けて書類を綴じこむのが普通です。そこでついうっかり契約書も穴を空けて綴じてしまいます。袋綴じして契印を押したその印鑑の真中に穴が空いているのを見かけます。この穴の空いた印鑑は登録印鑑だと証明できるでしょうか? バインダーに綴じるならポケットに挿入してから綴じましょう。 |
